Miles de libros que se pueden meter en un solo USB. Cientos de horas y horas de películas que se recopilan en una base de datos. Millones de documentos en papel que se pueden consultar en un solo segundo. Esto es la transformación digital. Un proceso de modernización por el que están pasando todos los sectores de la sociedad. Y tenemos ejemplos.
Los libros de toda una biblioteca se pueden recopilar en un USB y tenerlos al alcance de tu mano. Una cadena de televisión puede tener en base de datos todos los programas y series emitidas en su historia. Un ayuntamiento puede digitalizar todos los documentos que se suelen tener en archivadores. Esto es la transformación digital de la que tanto hablan las instituciones y los organismos.
Y las empresas tienen que dar este salto y hacerlo también. Nos ponemos en contacto con GIT DOC para que nos den los pasos que se necesita para este proceso. Una empresa que te ayuda con el proceso de transformación digital reorganizando tu modelo de trabajo de gestión documental. Te asesoran planteando nuevas formas de trabajo e incorporando nuevas metodologías de funcionamiento en los procesos digitales.
Una empresa de digitalización de documentos convierten tus documentos en papel en documentos electrónicos con los metadatos necesarios para que todo el personal de la empresa pueda acceder a ellos desde cualquier lugar. Y además, analizan el ciclo de vida del documento en tu empresa, identificando el documento dentro del proceso de gestión documental, definiendo el cuadro de clasificación de series y documentos y estableciendo los plazos de conservación y custodia de la documentación, así como los periodos de destrucción de documentación.
Lo primero que harán es asesorarte y posteriormente te asesoran realizando una auditoría inicial en la cual se tendrán en cuenta la frecuencia de consulta de los distintos documentos para determinar el modelo a utilizar:
- Documentos con pocas consultas (solo se digitalizan bajo demanda).
- Documentos consultados con frecuencia (se digitalizan todos).
- Se determinarán los criterios de clasificación (indexación) para facilitar y agilizar su búsqueda.
- Expurgos: Se analizará la documentación que pueda ser obsoleta y se enviará al proceso de destrucción.
Facturas
Uno de los aspectos más importantes es la digitalización de facturas. Ahora es algo que desde el Gobierno exigen a todas las empresas según la Resolución de 24 de octubre de 2007 de la Agencia Estatal de Administración Tributaria) que da validez legal a las facturas recibidas en papel si, previamente, se ha realizado un proceso de digitalización certificada que obtiene copias digitales firmadas electrónicamente.
Este software GitDoc.Cert homologado por AEAT permite añadir una firma electrónica en el momento de la digitalización aportando validez legal al documento digitalizado. Gestión, Digitalización certificada y Control de flujos de facturas recibidas.
El proceso de contabilización y aprobación de pagos de las facturas recibidas es muy importante para cualquier empresa y consume una gran cantidad de recursos. Ser capaz de recoger los datos sin errores y generar facturas digitales de acuerdo a los procedimientos establecidos por la AEAT permite liberar gran parte de los recursos y garantiza una absoluta fiabilidad de los datos.
La solución GITDOC de digitalización certificada de facturas EAT se integra de una manera no intrusiva con el ERP de cualquier compañía y permite controlar el flujo completo de las facturas recibidas. Además, si se requiere, posibilita el acceso a la información de modo seguro y en cualquier lugar a través de su Portal Web.
Optimización
La optimización y automatización de procesos empresariales garantizan reducción de costes, eliminación de cuellos de botella, medidas correctoras, controles de seguridad y aumenta la productividad. Todas las organizaciones requieren de la definición y ejecución del conjunto de tareas, ejecutadas por los distintos miembros, para la consecución de un mismo objetivo.
En este caso, la automatización de procesos empresariales de GitDoc vincula personas en multitud de localizaciones, documentos y servicios electrónicos. Permite acortar los procesos y compartir las cargas de trabajo. Las herramientas de automatización de procesos de GitDoc, permite la definición, administración y control de los flujos de trabajo y la automatización de procesos empresariales “workflow”aportando, en primer lugar, una importante reducción de costes. La agilización de los procesos y eliminación de los cuellos de botella, la puesta en marcha de medidas correctoras y los controles de seguridad y las garantías de su ejecución.
Ya has visto que son muchas las ventajas que tiene la digitalización, aunque ya no se tiene que ver como una herramienta para solucionar problemas o como una opción para mejorar la empresa, ahora se tiene que ver como una obligación para poder sobrevivir. No hay otra opción.
