El trabajo de auxiliar administrativo consiste en un puesto o cargo laboral que existe en la mayoría de las empresas y que tiene como tarea el desarrollo de diversas actividades propias de la administración de la compañía.
Estos son los que ayudan a mantener el correcto y eficaz funcionamiento de las oficinas y realizan una gran variedad de funciones administrativas como la actualización, registro y almacenamiento de información; fotocopiado; archivado; tratamiento de textos; atención telefónica y gestión del correo postal y electrónico, entre otras.
Para desempeñar este cargo, el aspirante debe contar con conocimientos sobre atención al cliente y a proveedores, marketing, técnicas comerciales, normas de calidad, protocolo, relaciones humanas, documentación e informática, entre otros. Mientras más experiencia y conocimiento pueda aplicar en el desarrollo de sus tareas, mayores serán sus oportunidades de éxito y de crecimiento dentro de la empresa
Aunque a veces este puesto de trabajo no sea muy valorado por la sociedad, ya que no se encuentra en un alto nivel jerárquico, la verdad es que las oficinas no podrían funcionar de forma correcta y eficaz si no fuera por los auxiliares administrativos. Las diferentes y numerosas tareas que desempeñan para el funcionamiento de una empresa, cuando se les mira en conjunto, son de un peso importante para su subsistencia y su éxito.
De hecho, el trabajo de un auxiliar administrativo es tan importante para la empresa que de ellos depende en gran parte el uso de la información y el funcionamiento de los sistemas administrativos.
¿En qué consiste el trabajo del Auxiliar Administrativo?
Tal y como indica el Instituto Nacional de Administración Pública este perfil de funcionariado realiza tareas de carácter mecanográfico, de cálculo sencillo, archivo, registro y similares.
Así mismo y aunque las funciones suelen variar dependiendo de la Administración en la que se desempeñe el trabajo, estos profesionales por lo general se dedican a:
- Tramitación de expedientes (gasto, contratos, personal, certificados…)
- Atención al ciudadano (presencial o telefónica)
- Gestión de archivos y documentación
- Grabación y mantenimiento de bases de datos
- Apoyo al resto de miembros de las unidades administrativas en las que presten servicio
Cuando hablamos del trabajo del Auxiliar Administrativo, es muy importante que lo sepamos diferencias del de Administrativo. Dos figuras que se dan en todos los organismos públicos españoles y que se diferencian principalmente por tres aspectos:
- Funciones
- Clasificación en el grupo de funcionarios
- Auxiliar de Administración (C2)
- Administrativo (C1).
- Requisitos para optar a los cargos
- El Auxiliar Administrativo debe haber cumplido los 16 años de edad, ser español o nacional de algún Estado miembro de la Unión Europea y estar en posesión del título de Graduado en Educación Secundaria obligatoria, título de Técnico o equivalente.
- El Administrativo debe ser español o nacional de los estados miembros de la Unión Europea, haber cumplido 16 años y estar en posesión del título de Bachiller, Técnico Superior o equivalente.
¿Cuál debe ser el perfil de un Auxiliar de Administración?
El equipo experto de Enseñanza Virtual de Auxiliar Administrativo explica que un auxiliar en administración debe cumplir varias cualidades para el correcto desempeño de su trabajo, todas ellas centradas en saber tratar con diferentes personas en distintos momentos. Es decir, deben tener habilidades de comunicación eficaz y suficiente empatía para tratar a los clientes, visitantes o cualquier persona a la que deba atender. Debe saber expresarse de cara al público, en cuanto a atender visitas se trata, o bien con el resto de empleados de la oficina, para transmitirles información relevante para sus labores. De hecho, lo más valorado en este tipo de perfil es que sea una persona extrovertida, correcta y cordial.
Además, este tipo de empleo requiere que la persona que lo desempeñe sea responsable en su trabajo. Debe cumplir con los tiempos de entrega y tener al día la agenda. Este punto es decisivo si, por ejemplo, se trata de una oficina comercial que trabaje con clientes.
El auxiliar también debe tener en cuenta las reuniones empresariales y proyectos de la oficina, así como el calendario y la agenda diaria de los trabajadores para reunirse con sus clientes.
La capacidad de orden, la comunicación y la educación son elementos esenciales para el desempeño de este trabajo. Sin embargo, también son valoradas ciertas características como la capacidad de guardar información confidencial, la iniciativa, precisión y el trabajo en equipo.
Por otro lado, en el área profesional, podemos destacar las habilidades de contabilidad y el manejo de números, ya que estas son algunas de sus funciones. Además, la persona debe dominar diferentes programas de procesamiento de textos (desde textos sencillos hasta tablas o funciones).
Profesionalmente, el auxiliar ha de estar actualizado sobre todos los procesos vinculados a las Administraciones públicas, cómo acceder a dicha información y cada cuánto tiempo ha de consultarla.
¿Dónde puede trabajar un auxiliar administrativo del estado?
Los Auxiliares Administrativos del Estado pueden trabajar en órganos centrales y territoriales de Ministerios y Organismos Públicos de la Administración General del Estado en toda España.
Por Administración General del Estado nos referimos a una organización pública que funciona como la herramienta del Gobierno para:
- Desplegar e implantar sus políticas públicas
- Dar servicios a los ciudadanos.
¿Cuánto cobran los funcionarios del cuerpo de auxiliar administrativo del estado?
Para determinar el salario que realmente devengará el auxiliar administrativo, hay que tomar en cuenta tanto el monto base especificado para dicho puesto laboral, como las retribuciones complementarias de antigüedad o pagas extraordinarias que aumentarán en diferentes grados la cantidad devengada.
El sueldo anual de un auxiliar administrativo es de 7.803,96 euros al año. A esta cantidad hay que sumarle una serie de complementos y pagas extraordinarias. Sumando estos conceptos, se podría afirmar que la horquilla del salario a percibir está entre los 1.000€ y 1.400€ brutos al mes contando:
- La paga extraordinaria que se percibe dos veces al año (junio y diciembre).
- Por antigüedad, el auxiliar administrativo recibe una cuantía mensual de 19,46 euros que vas acumulando en periodos de tres años trabajados.
- También se recibe un complemento de destino que depende de cuál sea el nivel del puesto de trabajo a desempeñar, el cual puede variar entre unos 300 y 540 euros mensuales aproximadamente.
- El complemento específico que depende el nivel de la responsabilidad o dificultad de cada puesto.
- Un complemento especial por productividad en determinados casos.
¿Cómo es la formación y el campo de trabajo como auxiliar administrativo?
Para conseguir lograr el perfil de un auxiliar administrativo tienes varias vías.: estudiar un ciclo formativo superior, hacer una formación profesional que tenga que ver con la gestión empresarial y la administración.
Otra forma por la que puedes obtener la cualificación es estudiando una carrera de economía o mercado. Sucede que aunque estas carreras no van destinadas exactamente a ser auxiliar, si puedes combinar estos conocimientos con un curso de administración, para alcanzar la formación necesaria para el puesto.
En cuanto al campo de trabajo, los auxiliares pueden trabajar tanto en el ámbito público como en el privado. Existen oposiciones para ser auxiliar administrativo del Estado y de otras Administraciones, habituales con frecuencia anual o cada un par de años. De igual manera, también puedes trabajar como auxiliar para empresas privadas en cualquier ámbito laboral.
Los empleos relacionados con el sector empresarial suelen tener mucha demanda, tanto en el ámbito privado como en el público. Por lo mismo, una formación como auxiliar administrativo es lo que te dará la ventaja. Sin olvidar que debes cumplir con el perfil de un auxiliar administrativo. Si cumples con todos estos requisitos, el desempeño de las funciones como auxiliar lo tienes garantizado.
