Vivimos en un mundo digitalizado en el que cada vez queda menos espacio para lo analógico. Prácticamente todo lo que hacemos, lo hacemos utilizando los numerosos medios digitales disponibles, con los que contamos. No es de extrañar que, en el mundo laboral, las oficinas virtuales se hayan convertido en una solución cada vez más popular, tanto para empresas como para emprendedores. Este tipo de oficinas proporciona a los negocios la necesaria dirección comercial y una serie de servicios profesionales indispensables. Todo ello, sin la necesidad de contar con un espacio físico, como siempre ha sido necesario.
Esta nueva forma de trabajar proporciona mayor flexibilidad, permite ahorrar en costes y, por supuesto, hace posible trabajar desde cualquier lugar y en cualquier momento. El imparable desarrollo de la tecnología y la expansión del teletrabajo han influido notablemente en esta evolución, debido a los cambios que ha experimentado la dinámica laboral en muchos ámbitos.
Las oficinas virtuales constituyen un conjunto de servicios que hacen posible operar un negocio sin que exista la necesidad de alquilar un espacio físico. Incluyen su domiciliación fiscal, atención telefónica, gestión de correspondencia, acceso a las reuniones, etc. Por lo que están más que indicadas para los autónomos, pymes, startups e, incluso, aquellas empresas ya consolidadas que quieren reducir los costes fijos, sin dejar de proyectar una imagen buena y profesional. Sin duda, este tipo de oficinas virtuales proporciona numerosas ventajas, pero también supone un desafío, como la falta de contacto personal y la dependencia de la tecnología.
Existen diferentes tipos de oficina virtual, en función de los servicios contratados, por lo que se aconseja que, para montar una y que sea eficaz, se elija a un buen proveedor, se disponga de la tecnología adecuada y se cuente con un servicio de atención eficiente. De todo ello hablaremos a continuación; si te interesa, sigue leyendo.
Un despacho en el ciberespacio
Dicho de otra manera, pero básicamente, en eso consiste: una oficina virtual supone tener un despacho en el ciberespacio. Se trata de un servicio que ofrece la oportunidad, tanto a los empleados como a empresarios y propietarios de un negocio, de trabajar en la distancia. Como hemos podido comprobar en 080 Cowork, un espacio de coworking completo donde ofrecen este tipo de servicio, las oficinas virtuales permiten crear un ambiente de trabajo online, con acceso a todos los recursos necesarios. Desde un número de teléfono hasta un asistente virtual, pasando por la dirección comercial y el correo electrónico.
Este tipo de oficinas permite que los empleados colaboren en diversos proyectos en tiempo real, sin que sea necesario contar con una ubicación física concreta. Al mismo tiempo que ayuda a que toda la información fiscal, administrativa y de contacto con los clientes se centralice en un mismo espacio. Por lo que se trata de una solución de gran utilidad para las empresas que cuentan con trabajadores en diferentes ciudades o países.
Al tratarse de un servicio que proporciona un entorno de trabajo online, las oficinas virtuales pueden incluir plataformas y herramientas para colaborar online, videoconferencias, domicilio fiscal o comercial, recepción telefónica o de paquetería, salas de reuniones bajo demanda, espacios de coworking, dirección comercial profesional, asistentes virtuales, chatbots y otro tipo de servicios de asistencia.
En consecuencia, de los servicios ofrecidos o contratados, los tipos de oficina virtual que se pueden encontrar son las oficinas virtuales con todos los servicios, las oficinas virtuales con domicilio fiscal o con atención telefónica, los centros de negocios, coworking, incubadora de negocios y oficinas virtuales enfocadas en los negocios locales. Estas oficinas virtuales pueden ser la solución adecuada para las empresas tradicionales, cuando se pretende reducir los costes o en aquellas pequeñas empresas que inician su andadura.
Las funciones que cumplen este tipo de oficinas varían en función de las necesidades de cada empresa. No obstante, proporcionan una imagen profesional al facilitar un domicilio comercial con una ubicación estratégica. Se evitan gastos de alquiler, suministros y mantenimiento, suponiendo una reducción de costes. Permite que los profesionales trabajen desde cualquier lugar sin perder la presencia empresarial, lo que supone mayor flexibilidad. Además de la gestión administrativa que permite centralizar las llamadas, la correspondencia y agendar citas, liberando al empresario de estas tareas.
Como ya hemos comentado, las modalidades de oficina virtual varían a razón de los servicios, dentro de los cuales destacamos los siguientes:
- Plataformas para realizar encuentros online, mediante servicios de chat personalizados o videollamadas.
- Software de trabajo, generalmente en la nube, en el que se incluyen herramientas de ofimática, programas de gestión de proyectos y tareas.
- Almacenamiento de documentos en la nube.
- Servicios de correo electrónico.
- Calendario y agenda de contactos digital.
- Soporte técnico que garantiza que los empleados puedan colaborar y resolver las posibles incidencias.
Para quién está indicada la oficina virtual
El concepto de oficina virtual se ha convertido en la solución de espacio de trabajo para autónomos y empresarios que trabajan desde casa, pero quieren contar con una dirección comercial más profesional. Ofrece a los dueños de los negocios todos aquellos beneficios de una oficina física, pero sin el coste de alquilar un espacio físico real. Una dirección comercial virtual proporciona credibilidad a un negocio, facilitando la atracción de clientes. Dicho de otra manera, una oficina virtual se indica para los profesionales o empresas que quieren trabajar en remoto, sin necesidad de invertir en un espacio físico propio. Algunos de los perfiles que más se pueden beneficiar de una oficina virtual son los emprendedores y autónomos, las pymes y startups y las empresas consolidadas. En el caso de los emprendedores y autónomos, al empezar el proyecto y carecer de presupuesto suficiente para alquilar una oficina, se prefiere trabajar desde casa o un coworking. Contar con una oficina virtual permite disponer de dirección fiscal y comercial, atención telefónica y acceso a salas de reuniones, con una cuota mensual inferior.
Para las pymes y startups, en fase de crecimiento, permite un ahorro en costes fijos y mayor flexibilidad. Se puede tener presencia en diferentes ciudades o países sin que sea necesario abrir sucursales en cada lugar. En el caso de las empresas consolidadas que quieren expandir el mercado, las oficinas virtuales permiten testar nuevos mercados y captar clientes, sin asumir un riesgo elevado.
Todo esto supone una serie de ventajas y desventajas que hay que tener presentes. Aquellos que quieren un entorno empresarial carente de estrés, con libertad de horarios y lugar de trabajo, encuentran en una oficina virtual el entorno ideal; aunque también existen aspectos menos favorables que conviene considerar.
Dentro de las ventajas, encontramos el ahorro en costes. Una de las principales razones de que las oficinas virtuales tengan éxito. El ahorro en costes fijos como el alquiler, los gastos de mantenimiento, el mobiliario, los suministros, etc. Proporciona mayor flexibilidad y movilidad; se puede trabajar desde cualquier lugar y en cualquier momento, sin necesidad de depender de un horario y espacio determinado. Esto permite una mejor y mayor adaptación a las necesidades de los clientes y las circunstancias del mercado, así como a la hora de conciliar la vida personal con la laboral.
Proporciona una imagen profesional y de confianza, ayudando a que mejore, puesto que permite contar con una atención telefónica personalizada y acceso a las salas de reuniones y despachos. De manera que se puede permitir a los clientes y proveedores o socios mayor seriedad y solvencia.
En contra, podemos citar la falta de contacto personal, tanto a nivel de clientes como de colaboradores. Este aspecto puede dificultar la comunicación y fidelización, por lo que, para evitarlo, conviene mantener una comunicación fluida y frecuente, mediante diferentes canales como el teléfono, el mail o la videollamada. Conviene, al mismo tiempo, celebrar reuniones presenciales de forma periódica, con objeto de reforzar la relación.
Otro aspecto en contra es la dificultad para controlar el trabajo que puede producirse. Tanto a nivel personal como el del resto de empleados o socios. Para evitar este problema, es importante que se establezcan unos objetivos claros y medibles, plazos de entrega e indicadores de seguimiento.
Lo que nos lleva a la dependencia de la tecnología. Se basa en el uso de dispositivos electrónicos, de internet y software, lo que supone el riesgo de sufrir fallos técnicos, cortes de conexión, pérdida de datos o ataques informáticos.
A la hora de montar una oficina virtual, hay que tener en cuenta lo siguiente:
- Hay que decidir entre oficina virtual o domicilio comercial para encontrar el proveedor adecuado.
- Contar con un servicio de gestión postal eficiente y organizado para facilitar los procesos de atención al cliente y pedidos.
- Disponer de un recepcionista familiarizado con el negocio, producto o servicio para que pueda atender a los clientes con eficiencia.
- Confiar en el proveedor elegido y asegurarse de que puede atender de forma personalizada las necesidades de la empresa.
- Tener a disposición propia equipos y tecnología de primera, para tener acceso a documentos y datos de forma segura.
En conclusión, montar una oficina tradicional puede tener unos gastos exagerados, incluyendo gestión y administración de los espacios físicos. Las oficinas virtuales son la solución ideal en numerosos casos; permiten trabajar desde cualquier lugar, sin necesidad de tener un espacio físico.
