Muchos de nosotros contamos con una empresa que, con independencia del tamaño, tiene que cumplir con una serie de obligaciones como son la presentación de cuentas, el pago de nóminas o el pago a la seguridad social. Estas tareas lo cierto es que son bastante engorrosas y es por ello por lo que a menudo o se las pasamos a nuestro departamento contable, en el caso de que contemos con él, o, por el contrario, las externalizamos a terceras empresas que nos ayuden con este proceso. Sin embargo, la realidad es que en ocasiones es probable que estos trámites tengamos que llevarlos a cabo nosotros mismos, bien sea porque la empresa es pequeña y nos encargamos nosotros de todo o porque nuestro contable está de baja y debemos de cumplir nosotros con las obligaciones. Es por ello por lo que para todas esas personas que, como nosotros, estamos perdidos en la maraña contable, a lo largo de este post os queremos arrojar algo de luz, sobre todo, con lo relativo a la presentación de cuentas anuales de una empresa, así que, sin más dilación, coged papel y boli y comenzamos.
Ante la presentación de cuentas, la primera pregunta es básica, ¿quién tiene qué presentar las cuentas? Las sociedades anónimas, de responsabilidad limitada, comanditaria por acciones y de garantía recíproca, fondos de pensiones y, en general, cualesquiera otros empresarios, que en virtud de disposiciones vigentes vengan obligados a dar publicidad a sus cuentas anuales, presentarán éstas para su depósito en el Registro Mercantil de su domicilio, dentro del mes siguiente a su aprobación. Los demás empresarios inscritos podrán solicitar, con arreglo a las disposiciones del Reglamento del Registro Mercantil, el depósito de sus cuentas debidamente formuladas, todo ello, según el artículo 365 del Reglamento del Registro Mercantil.
Ahora que ya sabemos quien o quienes tienen que presentar las cuentas debemos de pasar a otras preguntas que nos hacemos habitualmente como son las siguientes:
¿Qué formas hay para presentar las cuentas?
- En soporte papel. Pueden descargar gratuitamente los modelos oficiales desde las webs oficiales.
- En soporte CD/DVD y por vía telemática. Para ello se puede descargar gratuitamente el programa D2 desde la web www.registradores.org.
Además, cabe recordar que ya no se pueden presentar las cuentas en disquetes.
¿Qué documentos son los que hay que presentar?
El mínimo a presentar, es de 9 documentos que son:
- Certificación de aprobación de Cuentas
- Memoria
- Balance
- Cuenta de Pérdidas y Ganancias
- Declaración de Identificación del Titular Real
- Informe Medioambiental
- Informe de Acciones/Participaciones Propias
- Hoja de datos generales de identificación
- Instancia de Presentación
En caso de tener que presentar Informe de Auditoría, el número de Documentos ascendería a 13, por lo que son, además de los anteriores:
- Informe de Auditoría
- Informe de Gestión
- Estado de Flujos de Efectivo
- Estado de Cambios en el Patrimonio Neto
Si bien, dada la complejidad de todos estos trámites y tal y como os hemos dicho con anterioridad, cada vez son más los empresarios que cuentan con asesores que les ayudan a llevar a cabo todos y cada uno de estos procesos. Ya no solo por comodidad, sino que también lo hacen para delegar responsabilidades y con ello evitar errores que se pudiesen dar por falta de atención. Así, si vosotros estáis pensando en contratar a alguien para que os lleve a cabo las cuentas, nosotros os recomendamos que os pongáis en manos de Martín Laucirica grupo asesor, dado que ellos cuentan con una amplia experiencia como asesores y os facilitarán la vida de forma simple y rápida, por lo que vuestras cuentas siempre se presentarán en forma y plazo para evitar problemas.
Sin embargo, en el caso de que presentemos nosotros las cuentas debemos tener claro en qué modelos debemos de presentar las Cuentas Anuales Consolidadas. En este caso, ya existen modelos normalizados para la presentación de cuentas consolidadas, aprobados en la orden JUS/1698/2011, de 13 de junio, y publicados en el BOE el 20 de junio de 2011. Dichos modelos han sido incluidos en la última actualización del programa de Depósito Digital para posibilitar su presentación telemática o en soporte CD / DVD.
¿Quién ha de firmar la Certificación de aprobación de Cuentas?
Dependiendo del órgano de administración de la Sociedad y siempre que figure vigente e inscrito en el Registro:
- En el caso de Administrador Único, el Administrador Único
- En el caso de Administradores Solidarios, bastará con la firma de uno de ellos.
- En el caso de Administradores Mancomunados:
- Tratándose de sociedades anónimas los dos.
- En el caso de sociedades de responsabilidad limitada, los administradores a los que los estatutos atribuyan el poder de representación.
- En el caso de consejo de Administración, el secretario o vicesecretario con el visto bueno del presidente o vicepresidente.
